AMICES

Hét relatie en contactbeheerprogramma waarmee u eenvoudig uw relatie, klant, contact wijze of contactmoment kan opzoeken, vastleggen en bewerken in een robuust beveiligd centraal opgeslagen database en waarmee u deze gegevens kunt gebruiken als startpunt voor bijvoorbeeld projectmatig of zaakgericht werken.

CRM

Amices is geen CRM omdat de gehypete afkorting CRM niet de lading dekt. Immers, het woord ‘Customer” sluit niet-klant relaties uit terwijl klanten slechts een deel, wel een belangrijk deel, van de contacten en contact momenten vertegenwoordigen van een organisatie. Een contact kan bij ons een klant, niet-klant of zelfs een anoniem persoon zijn. Ook uw medewerkers, uw kostbare bezit, die verantwoordelijk zijn voor de communicatie met uw externe contacten zou volgens de definitie geen onderdeel vormen van een CRM systeem!

Filosofie

Onze filosofie en uitgangspunten bij het ontwikkelen van Amices zijn:

• De basisgegevens, bijvoorbeeld de NAW gegevens, van uw relatie of klant moeten op een eenduidige, flexibele en consistente manier opgeslagen kunnen worden.
• Autorisatie moet transparant zijn en voldoende flexibiliteit bieden voor functionele scheiding en indien nodig “chinese muren” kunnen opwerpen zonder dat het onwerkbaar wordt voor de gebruiker.  Immers het belangrijkste uitgangspunt en voordeel voor een brede inzet van een relatie contactbeheerprogramma in een een organisatie is gegevensdeling van de opgebouwd relaties en contactmomenten.
• Dat de basis architectuur hergebruikt kan worden voor andere Terbit applicaties

De belangrijkste kenmerken zijn:

1. Robuuste NAW structuur gebaseerd op minimaal de GBA richtlijnen voor adres en persoonsgegevens.
2. Een krachtige en veelzijdige “mailmerge” faciliteit in combinatie met Microsoft Word, die meer kan dan de standaard samenvoeg functie, waarmee u brieven of e-mails kunt genereren.
3. Extra gegevensvelden toevoegen is onbeperkt mogelijk, bijvoorbeeld aan een organisatie of contactpersoon. Daarnaast zijn deze extra gegevensvelden direct te gebruiken als zoekargumenten of te gebruiken in een documentsjabloon als samenvoegvelden.
4. Acties, een actie is het startschot voor verdere communicatie met uw Klant, maar daarnaast zorgt Amices ervoor dat u uw vorige of huidige acties flexibel kunt opvragen inclusief de bijbehorende details. Een individuele of bulkactie kan worden opgevolgd, gedelegeerd of worden herhaald.
5. Een verfijnd autorisatie mechanisme, bovenop de functionele beveiliging, waarmee de toegang tot bepaalde gegevens of acties op record niveau kan worden beveiligd.  Daarnaast kunnen documenten of e-mails versleuteld en gezipt worden opgeslagen.
6. Groeperen, productrelaties aanmaken of het koppelen met in- of externe contactpersonen zijn simpele handelingen waarbij u á la minute de resultaten kunt bekijken.
7. Een holding of een organisatieboom aanmaken is kinderlijk eenvoudig.
8. Een agenda cq. planningsysteem waarmee u afspraken en eventueel gecombineerd met locaties en hulpmiddelen kunt inplannen.
9. Outlook synchronisatie waarmee e-mails, contactpersonen en afspraken geautomatiseerd of handmatig worden gekoppeld aan de contactpersoon of afspraken in Amices. Het voordeel is dat alle belangrijke email communicatie centraal en niet op locale pc’s worden opgeslagen en daarnaast beveiligd en toegankelijk zijn voor alle gebruikers.
10. Standaard een uitgebreide managementinformatie module. Wij zijn van mening dat “zwarte gaten” thuishoren bij sterrendeskundigen en niet in een informatiesysteem. De gebruiker moet van ons op eenvoudige wijze rapporten, grafieken en zelfs allerlei zgn. “kubus” (a la Excel) vergelijkingen en analyses kunnen maken.

Uitbreidingen

Amices heeft een open architectuur en vormt de basis van de volgende, niet uitputtende modulen die zijn weg hebben gevonden bij onze klanten n.l.:

• TACops, waarmee via werkprocessen bedrijfvestigingen en particuliere kaveluitgiftes  kunnen worden geregistreerd en gevolgd.
• TMare, voor de registratie van markten en het verwerken van evenementprocessen.
• TCare, is Terbit’s procesmatige oplossing voor de volledige administratie en financiële afhandeling van een WMO voorziening.
• Simon, een subsidiemonitor systeem waarmee o.a. projecten, prestaties, budgetten van bijvoorbeeld meerjarenontwikkelingsplannen kunnen worden geadministreerd en bewaakt.
• RAM, voor de registratie van alle arbeidsmiddelen inclusief de follow-ups zoals het bewaken van keuring- en vervanging’s tijden.
• SEPI, een incident registratie systeem waarmee u ongevallen en bijna-ongevallen op eenvoudige wijze kunt registreren. Via rapporten en grafieken is relevante managementinformatie beschikbaar zodat nieuwe incidenten kunnen worden voorkomen.
• TIPS, een systeem waarmee alle vastgoedobjecten en adressen op een authentieke manier geregistreerd kunnen worden.
• PrioHome, voor de registratie, controle en het toewijzen van urgentieverklaringen van  individuele personen of gezinnen met een onhoudbare woonsituatie.

Waarom investeren in een relatie en contactbeheer programma?

Het is ogenschijnlijk minder vanzelfsprekend argumenten aan te dragen voor een programma welke niet direct ondersteuning biedt voor de administratieve vertaling van bepaalde “wet en regelgeving”.

Maar wellicht onderkent u dat:

• In vele programma’s worden bedrijven of de relaties waarmee u uw contacten onderhoudt geregistreerd. Vele doublures, belangrijke of interessante informatie worden niet herkend omdat ze “her en der” verspreid in verschillende verschijningsvormen zijn opgeslagen.
• Collega’s kunnen niet of met veel moeite elkaars locale (outlook) contacten en afspraken bekijken zonder complexe configuratie van “exchange” achtige oplossingen.
• Bulkgewijs acties uitvoeren. Bijvoorbeeld een campagne uitvoeren per brief of per e-mail.
• E-mail, bijlagen en documenten delen niet eenvoudig is.
• Er behoefte is aan beveiliging van e-mails, documenten of zelfs contactacties met “gevoelige”  of persoonlijke inhoud …
• Heel moeilijk is om een integraal klantbeeld te maken als de verschillende contact typen en momenten niet gecentraliseerd zijn opgeslagen in een robuuste database.
• Behoefte aan ondersteuning voor de afhandeling van interne bedrijfprocessen (zoals interne helpdesk).
• Het belang van een goede basisregistratie voor bedrijven inclusief zijn contacten en contactmomenten.

Gebruikersparticipatie

Voor het welslagen van de invoering van een relatie contactbeheerprogramma is het van belang dat de gebruikers overtuigd worden van de boodschap dat meewerken in het invoeren en delen van contactgegevens nodig en essentieel zijn voor gezamenlijk succes d.w.z. profiteren van het resultaat dat de “som van der delen” meer is dan een persoonlijke locale oplossing. Wij zijn ervan overtuigd dat uw investering in Amices voordelen biedt oa. door eenduidige registratie en delen van informatie, maar voor fantastische ROI beloftes moet u bij onze conculega’s zijn.

Concurrenten

Sommige van onze concurrenten leveren zeer functierijke producten met duizenden “toeters en bellen” of hebben gekozen voor de “vlees noch vis” aanpak en anderen identificeren zich als de bekende “Hollywood stars”. AMICES heeft geen sterallures maar is uw beste en meest betrouwbare vriend voor al uw communicatie naar uw interne medewerker, klant of relatie.